業務フローはビジネスパーソン必須の知見!ITに学ぶ仕事効率化

2020-03-08 /

業務フローは身につけておくべき素晴らしいスキル

こんにちは、ZOEMONです。

私は以前コンサルティングの会社に勤めていました。いわゆるITコンサルの会社ですが、その中ではITの仕組みをシステムを構築するために、お客様の業務を分析したり、どのように業務をやり変えることができれば効率的な業務になって、それを実現するためにはどのようなシステムが必要なのか、と言うことをコンサルティングする仕事を行っていました。

その中で1番今でも身に付けておいて良かった、勉強しておいて学んでおいて良かった点は、業務フローをかけるようになった点です。

そして、できれば皆さんにも業務フローと言うものの考え方をしっかりと身に付けて欲しいのですが、これはITの業界に関わっている人だけではなくて仕事をする上で全員が身に付けておくべきスキルだと思っております。

話はそれますが、小学校で始まるプログラミング教育の中でも、業務フローやロジックのフローがしっかり書けるようになるように教育をすれば、プログラミング教育となる価値が出ると思います。(あまり期待はできませんが…。)

業務フローとは

そしてその業務フローとは、一体何なのかといいますと、仕事の手順をフローチャートと呼ばれる図に起こしたです。

そしてこれはアルゴリズムと言うITの考え方から来ているもので、物事ひとつひとつを処理するためには、どのような流れだったり手続きをすればいいかって言うのを頭で表現したものです。
そしてこれが身につくとどうなるかといいますと、仕事の手順だったりを図で表現することができて、どのようにすれば、より最短で仕事終わらせることができるのかであったり、どの店でトラブルが起きやすいかと言うのも全て把握することができようになります。

アルゴリズム自体はすごく簡単なものでして、順番に処理が流れると順次構造と、条件によって、処理を分岐する選択構造と、繰り返し一定の条件を満たすまで同じ処理を繰り返す反復構造、というこの3つだけで処理が行われていきます。そしてこの3つの組み合わせで仕事と言うのは流れていきます。すべてのアルゴリズムはこの3つの手順で表すことができます。言い換えると、すべての業務はこの3つの手順で表すことができます。

そしてこれができると、仕事の手詰まりが多くなってしまうような場合でも、どの点で手詰まりが多くなるのか、どういったことが想定できていないのか、今想定外の状態に陥っていたのかなどを、分析できるようになります。書き方が非常に簡単でたくさんアルゴリズムの本っていうのが出ているのでこちらを参考にしていただければ良いかと思います。アルゴリズムの本ですと、データとか編集とか何やら難しいことが書いてありますが、基本的には業務フローと言うのは3つの手順を3つのパターンを組み合わせて書くだけなので難しく考える必要ありません。

業務フローの例

例えばお使いに行くと言う例でしたら、

  1. お母さんからお金と何を買ってくる日のメモをもらって
  2. その店までの道を確認して
  3. 実際にその店はいき
  4. その店の人にメモの内容を伝えて
  5. お金を払って商品を受け取る
  6. そして最後帰ってきて
  7. お母さんにお釣りと商品とレシートを渡す

と言う流れになります。仕事の流れと言うのも、これと同じで一つ一つのプロセスを明らかにして、その順序通りに仕事がつながっていくわけです。

良い業務フロー図とは?

中には、いろいろな条件分岐が発生したり、繰り返し繰り返し行われる作業だったりします。
そういったものは、フローチャートの中ではひし形の図形を用いて、条件分岐や繰り返しの条件を記載していきます。

結果的に、すべての業務フローチャートは、順次構造と選択構造(条件分岐)と、反復構造(繰り返し処理)で構成できます。

そして、ある程度慣れてくると、フローチャートを描いている中でこういった場合はどうするんだろう、とか、ここでこんなトラブルが起きたらどうするんだろう、などのようなことが思い描かれると思います。そうなってくると、業務フロー図作成に慣れてきた証でもありまして、何があっても大丈夫なトラブル対応力の高い業務フロー図が書けるはずです。

本来の全てがうまくいっている状態の流れを正流系といいます。一方で、トラブル対応等の本来の流れとは異なる流れが発生したときの処理を、逆流系の処理といいます。

業務フロー図の質は、この逆流型の処理がどこまで綿密に書かれているかによってわかれます。 ある意味、この業務フロー図を書くと言う作業は、この逆流型の処理を明らかにすると言う作業ともいえます。

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